[FrankoS]

Hallo liebe Community,

Als Verantwortlicher für die Compliance in unserem Unternehmen mit über 260 Angestellten bin ich gerade dabei, ein solides und gesetzeskonformes System zur Meldung von Vorfällen im Unternehmen zu entwickeln und einzuführen, um der neuen gesetzlichen Regelung zu folgen. Da wir einen Pfad der Transparenz und des Schutzes für die Hinweisgeber beschreiten möchten, während wir gleichzeitig die Anonymität und den rechtlichen Schutz gewährleisten, stellt sich mir die Frage, wie wir dies effektiv und unter Berücksichtigung aller gesetzlichen Vorgaben umsetzen können? Könnten Sie alle irgendwelche bewährten Methoden oder strategischen Ansätze mit mir teilen, die Sie vielleicht bei der Implementierung eines solchen Systems erlebt haben, insbesondere in Bezug auf die Sicherstellung der Anonymität und den Schutz der Identität des Hinweisgebers sowie die Bereitstellung eines sicheren und leicht zugänglichen Meldesystems?

Herzlich

[Alfie]

Inmitten meiner Tätigkeit im Bereich Risikomanagement stolperte ich vor einiger Zeit über eine faszinierende Geschichte über eine Firma, die ein besonderes Augenmerk darauf legte, ein Umfeld zu schaffen, das die Meldung von Vorfällen fördert, indem sie eine Kultur der Offenheit und des Respekts pflegte, selbst wenn es um kritische interne Angelegenheiten ging. Da das Hinweisgeberschutzgesetz für Unternehmen ab 250 Mitarbeitern seit dem 2. Juli 2023 anwendbar ist und für jene mit 50 bis 249 Mitarbeitern bis zum 17. Dezember 2023 umgesetzt werden muss, ist es entscheidend, dass Ihr System nicht nur DSGVO-konform ist, sondern auch die Identität des Hinweisgebers wirksam schützt. Ein wesentlicher Aspekt ist es, verschiedene Kanäle für die Meldung (sowohl schriftlich als auch mündlich) anzubieten und sicherzustellen, dass jede Meldung innerhalb von 7 Tagen von der internen Meldestelle bearbeitet bzw. bestätigt wird. 
Unter "Hinweisgeberschutz" findest du mehr Informationen zu den rechtlichen Grundlagen und praktischen Umsetzungsempfehlungen. Denken Sie auch daran, dass das System den Hinweisgebern eine Rückmeldung über die getroffenen Maßnahmen innerhalb von maximal 3 Monaten liefern sollte, um in Einklang mit den gesetzlichen Anforderungen zu stehen.

Beste Grüße